Zmiana statutu spółki szwajcarskiej przez notariusza za granicą a zgromadzenie wirtualne

Przepisy dotyczące zarówno spółki akcyjnej jak i spółki z o.o. są w Szwajcarii w większości zawarte w Kodeksie Zobowiązań z dnia 30 marca 1910 r („zwany dalej CO”)¹. CO dotyczy różnych rodzajów stosunków zobowiązaniowych od umowy sprzedaży, poprzez umowę o pracę po właśnie regulacje dotyczące spółek. W Szwajcarii nie istnieje zatem oddzielna ustawa, jak Kodeks Spółek Handlowych w Polsce, zajmująca się wyłącznie tematyką spółek handlowych.

W przeciwieństwie do prawa polskiego, CO w pierwszej kolejności reguluje spółki akcyjne (zwane dalej „AG”) w art. 620-763 CO, a dopiero od art. 772 uregulowana jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (zwana dalej „GmbH”). Taka redakcja powoduje, że przepisy dotyczące AG należy traktować jako wzorzec także dla GmbH. Wiele przepisów dotyczących AG ma subsydiarne zastosowanie do GmbH, w szczególności zaś wtedy, gdy przepisy dotyczące GmbH nie zawierają w danej materii żadnej regulacji.

Zasady przeprowadzenia za granicą zgromadzenia wspólników bądź walnego zgromadzenia spółki z siedzibą w Szwajcarii przedstawione w poniższym artykule dotyczą zarówno GmbH jak i AG. Dla ułatwienia będziemy się posługiwać jednym terminem Zgromadzenie, zarówno w kontekście zgromadzenia wspólników spółki zoo jak i walnego zgromadzenia spółki akcyjnej.

Poniższy artykuł dotyczy wyłącznie Zgromadzenia mającego na celu zmianę umowy bądź statutu spółki, do którego przeprowadzenia konieczna jest obecność notariusza. Poniższy artykuł nie zajmuje się terminem bądź treścią zwołania czy porządku obrad².

Zasadniczo Zgromadzenie powinno się odbyć w siedzibie spółki. Od tej reguły można obstąpić co jest szczególnie ważne w dzisiejszych czasach, kiedy wspólnicy bądź akcjonariusze szukają sposobów na zoptymalizowanie procesów właścicielskich spółki i często decydują się na zwołanie Zgromadzenia poza nie tylko poza siedzibą, np. w innym Kantonie ale także poza granicami Szwajcarii, np. w Polsce. 

Przepisy prawa szwajcarskiego zezwalają na przeprowadzenie Zgromadzenia za granicą, o ile statut wyraźnie przewiduje taka możliwość. 

Kompetencją do podjęcia decyzji o przeprowadzeniu Zgromadzenia za granicą dysponuje Rada Dyrektorów (Zarząd), która następnie wyznacza niezależnego pełnomocnika, odpowiedzialnego za przeprowadzenie Zgromadzenia³. Pełnomocnik ma za zadanie zagwarantować pełną reprezentację akcjonariuszy bądź wspólników na Zgromadzeniu za granicą, ponadto jego zadaniem jest zapewnienie wykonanie praw z akcji bądź udziałów, zwłaszcza prawa głosu, przez nieobecnych osobiście na Zgromadzeniu. W przypadku spółek nienotowanych na giełdzie, Rada Dyrektorów (za zgodą wszystkich akcjonariuszy bądź wspólników) może odstąpić od powołania pełnomocnika.

Zgodnie z art. 647 CO zmiana statutu bądź umowy spółki może zostać uchwalona przez Zgromadzenie tylko w formie aktu notarialnego. Jeśli Zgromadzenie zmieniające statut bądź umowę spółki ma się odbyć prawo do przeprowadzenia aktu notarialnego przysługuje notariuszowi państwa, w którym ma się odbyć to Zgromadzenie. 

W przypadku, gdy prawo przewiduje obowiązek złożenia zagranicznego aktu notarialnego do akt Urzędu Rejestru Handlowego, ten może być wymagać wykazania, że zagraniczna procedura sporządzania aktu notarialnego jest równoważna ze szwajcarską. W tym celu Urząd rejestru handlowego może zażądać przedstawienia opinii biegłego, a także wyznaczyć biegłego⁴.

Przykładowo w przypadku polskiego aktu notarialnego konieczna byłaby opinia biegłego, z której wynikałoby, że polski akty notarialny jest równoważny szwajcarskiemu odpowiednikowi. Do przykładowych instytucji, które mogłyby wydać taką opinię należą:

• Instytut Prawa Porównawczego w Szwajcarii,

• Inny równoważny niezależny instytut,

• Profesor uniwersytecki pracujący w dziedzinie prawa porównawczego⁵.

Ponadto, w każdym przypadku wymaga się opatrzenia ich klauzulą apostille⁶, dotyczy to także tłumaczeń przysięgłych.

Nowelizację przepisów szwajcarskich, która weszła w życie 1 stycznia 2023 roku, dopuszcza możliwość odbycia tzw. wirtualnego Zgromadzenia („WZ”) i w ten sposób upraszcza możliwość przeprowadzania Zgromadzenia poza granicami Szwajcarii. WZ stanowią innowacyjny krok naprzód, pozwalający spółkom na organizację Zgromadzeń online bez konieczności określenia miejsca ich przeprowadzenia, umożliwiające akcjonariuszom uczestnictwo bez ich fizycznej obecności⁷. WZ odbywa się za pośrednictwem drogi elektronicznej, przy wykorzystaniu platformy komunikacyjnej, zapewniającej płynne transmisje obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym, możliwość interakcji oraz bezpieczeństwo uczestników. a WZ pozwala na uniknięcie opisanych wyżej trudności, ponieważ pozwala na odbycie się Zgromadzenia bez udziału zagranicznego notariusza a z udziałem notariusza Szwajcarskiego biorącego udział w Zgromadzeniu ze Szwajcarii. Podstawa prawna do przeprowadzenia Zgromadzenia w formie wirtualnej, podobnie jak dopuszczenie możliwości odbycia Zgromadzenia za granicą musi się znajdować się w statucie bądź umowie spółki.

Rada Dyrektorów spółki ma obowiązek zapewnić dostęp do platformy, umożliwiającej przeprowadzenie Zgromadzenia. Dla zagwarantowania bezpieczeństwa i prawidłowości ustalenia tożsamości uczestników zastosowanie znajdują metody identyfikacji, takie jak kwalifikowany podpis elektroniczny czy procedury TAN. Platforma powinna być wyposażona w funkcje chatu pozwalające na aktywną interakcję uczestników, włączając w to możliwość zadawania pytań i uczestnictwa w dyskusji

Rada Dyrektorów, zwołując WZ tak jak w przypadku Zgromadzeń mogących się odbyć za granicą, , wyznacza niezależnego pełnomocnika. W przypadku spółek, których akcje nie są notowane na giełdzie, statut spółki może przewidywać odstąpienie od obowiązku powołania pełnomocnika⁸.

Podsumowanie

Przeprowadzenie Zgromadzenia spółki z siedzibą w Szwajcarii poza granicami kraju jest zadaniem dość złożonym, w którym Urząd Rejestru Handlowego może domagać przedstawienia opinii prawnej opisanej wyżej.  

Wprowadzenie możliwości ZW stanowi interesujące rozwiązanie, umożliwiające uczestnictwo akcjonariuszy, bądź wspólników w Zgromadzeniu bez względu na miejsce, w którym się oni znajdują, a także umożliwia udział szwajcarskiego notariusza przy jednoczesnym zachowaniu pewności prawnej.

W razie pytań zapraszamy do kontaktu.

_____

¹ Bundesgesetz vom 30. marca 1911 betreffend die Ergänzung des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (Fünfter Teil: Obligationenrecht), https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de

² Zasady zwołania Zgromadzenia określają szczegółowo przepisy prawa (art. 706 i nast. CO). 

³ Art. 701 lit. b z 30. marca1911 Bundesgesetz betreffend die Ergänzung des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (fünfter Teil: Obligationenrecht).

⁴ Art. 25 z dnia 17 października 2007 Handelsregisterverordnung.

⁵ Art. 184 zd. 2 z 30 marca 1911 Zivilprozessordnung.

⁶ Art. 3 z 5 października 1961 Konwencji Haskiej znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych.

⁷ Art. 701 lit. d i nast. z 30 marca 1911 Bundesgesetz betreffend die Ergänzung des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (fünfter Teil: Obligationenrecht).

⁸ Art. 701 lit. d ust. 2 z 30 marca 1911 Bundesgesetz betreffend die Ergänzung des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (fünfter Teil: Obligationenrecht).